iDeals Virtual Data Room es el estándar de prácticas recomendadas en el sector para la administración de documentación durante las negociaciones de fusiones y adquisiciones.
Los negociadores saben que el éxito de un negocio requiere estrategias extraordinarias, una diligencia debida exhaustiva y planes de integración bien desarrollados. En las fusiones y adquisiciones, las partes del lado vendedor y comprador necesitan acceder fácilmente a documentos confidenciales para completar el proceso de diligencia debida y cumplir con las fechas de cierre establecidas. La sala de datos virtual ayuda en cada etapa de la negociación de la siguiente manera:
Antes de planificar una fusión y adquisición, el vendedor prepara la sala de datos virtual y carga la documentación previa a la comercialización para que esté rápidamente a disposición de los posibles inversionistas a fin de facilitar la diligencia debida.
Se distribuye la información histórica, la documentación de cumplimiento y otros registros cruciales entre los usuarios de la sala de datos. Durante este proceso, los compradores potenciales pueden hacer preguntas acerca de los documentos o incluso solicitar documentación adicional. Cuando finaliza la diligencia debida, se cierra el negocio y se archiva el contenido de la sala de datos virtual.
La sala de datos virtual ayuda a las compañías fusionadas a integrar sus departamentos de finanzas, asuntos jurídicos, TI, etc. A medida que la nueva compañía continúa su crecimiento, la sala de datos virtual sirve como repositorio de la documentación corporativa y brinda asistencia en las comunicaciones ejecutivas.
En la actualidad, las salas de datos virtuales (VDR) se han convertido en la norma del sector para compartir documentos de manera segura. Si las comparamos con las salas físicas de datos, las VDR ahorran tiempo y gastos de desplazamiento, facilitan el acceso a los documentos y reducen los costos de gestión del acceso. Y más importante aún, las salas virtuales permiten llevar a cabo varios negocios simultáneamente en plazos más breves.
Algunos proveedores llaman incorrectamente “salas de datos virtuales” a sus servicios de uso compartido de archivos. De hecho, a simple vista estos productos parecen bastante similares. Sin embargo, existen algunos aspectos importantes que los diferencian: el nivel de seguridad y la posibilidad de controlar el entorno virtual.
Normalmente, la diligencia debida está precedida por un exhaustivo proceso de preparación. Sin embargo, en la actualidad, los negocios suelen producirse cuando nadie lo espera. En un entorno tan sólido e intenso, no sorprende que la mayoría de los negociadores confíen en el trabajo en salas de datos virtuales. Por lo general, las salas de datos virtuales se pueden abrir en 30 minutos y, la mayoría de ellas, ofrecen acceso multilingüe, una interfaz de usuario móvil y muchas otras opciones convenientes.
El uso de salas de datos virtuales facilita el proceso de cumplimiento de ciertos requisitos legales, como la ley Sarbanes-Oxley. Si bien la mayor preocupación suele relacionarse con la obligación de proporcionar toda la documentación que exige la ley, el proveedor de VDR por lo general cuenta con modelos de índices de diligencia debida conformes a la legislación que ayudan al vendedor durante la fase de preparación de la documentación de negociaciones de F&A. Una vez que los documentos están preparados y cargados en la VDR, quedan a disposición de todos los compradores potenciales y el sistema realiza el seguimiento de cada acción realizada con el documento. Cuando concluye el negocio, tanto el lado comprador como el vendedor pueden obtener un archivo de los documentos en un DVD o en una unidad Flash, acompañado de informes de la pista de auditoría de las actividades detalladas. Estos informes pueden utilizarse como prueba en caso de conflicto judicial.
Cuando finaliza la carga de toda la información necesaria, los documentos de la negociación deben estar bien organizados y con el nombre correcto para que los compradores los encuentren fácilmente.
Durante el transcurso de la negociación, se agregan continuamente usuarios y es posible que el acceso de los mismos también cambie constantemente. Invite participantes y asígneles rápidamente permisos de acceso para que los licitadores puedan completar antes la diligencia debida.
Un proceso de diligencia debida lento o insuficiente puede ser una fuente de riesgos durante una negociación. Con iDeals Virtual Data Room, los negociadores y ejecutivos corporativos pueden aprovechar la tecnología de vanguardia para anticipar diferentes situaciones al ritmo acelerado de las fusiones y adquisiciones modernas. La plataforma iDeals les permite: