Fusiones y adquisiciones (F&A)
iDeals Virtual Data Room es el estándar de prácticas recomendadas en el sector para la administración de documentación durante las negociaciones de fusiones y adquisiciones.
¿Por qué los negociadores de fusiones y adquisiciones necesitan salas de datos virtuales?
Los negociadores saben que el éxito de un negocio requiere estrategias extraordinarias, una diligencia debida exhaustiva y planes de integración bien desarrollados. En las fusiones y adquisiciones, las partes del lado vendedor y comprador necesitan acceder fácilmente a documentos confidenciales para completar el proceso de diligencia debida y cumplir con las fechas de cierre establecidas. La sala de datos virtual ayuda en cada etapa de la negociación de la siguiente manera:
Fase exploratoria/previa a la comercialización
Antes de planificar una fusión y adquisición, el vendedor prepara la sala de datos virtual y carga la documentación previa a la comercialización para que esté rápidamente a disposición de los posibles inversionistas a fin de facilitar la diligencia debida.
Fase de diligencia debida
Se distribuye la información histórica, la documentación de cumplimiento y otros registros cruciales entre los usuarios de la sala de datos. Durante este proceso, los compradores potenciales pueden hacer preguntas acerca de los documentos o incluso solicitar documentación adicional. Cuando finaliza la diligencia debida, se cierra el negocio y se archiva el contenido de la sala de datos virtual.
Fase de integración postfusión
La sala de datos virtual ayuda a las compañías fusionadas a integrar sus departamentos de finanzas, asuntos jurídicos, TI, etc. A medida que la nueva compañía continúa su crecimiento, la sala de datos virtual sirve como repositorio de la documentación corporativa y brinda asistencia en las comunicaciones ejecutivas.
REDUCCIÓN DE GASTOS Y TIEMPO PARA LAS FUSIONES Y ADQUISICIONES
En la actualidad, las salas de datos virtuales (VDR) se han convertido en la norma del sector para compartir documentos de manera segura. Si las comparamos con las salas físicas de datos, las VDR ahorran tiempo y gastos de desplazamiento, facilitan el acceso a los documentos y reducen los costos de gestión del acceso. Y más importante aún, las salas virtuales permiten llevar a cabo varios negocios simultáneamente en plazos más breves.
ENTORNO DE NEGOCIACIÓN SEGURO Y CONTROLADO
Algunos proveedores llaman incorrectamente “salas de datos virtuales” a sus servicios de uso compartido de archivos. De hecho, a simple vista estos productos parecen bastante similares. Sin embargo, existen algunos aspectos importantes que los diferencian: el nivel de seguridad y la posibilidad de controlar el entorno virtual.
- A diferencia de los sitios FTP y las aplicaciones de sincronización y uso compartido de archivos, las salas virtuales cuentan con normas de seguridad más elevadas que permiten transferir archivos de manera segura entre varios participantes.
- Las salas de datos virtuales también permiten restringir el acceso a funciones como la impresión, la descarga o incluso la visualización de determinados documentos antes de realizar una segunda ronda de diligencia debida.
FACILIDAD DE INSTALACIÓN Y USO
Normalmente, la diligencia debida está precedida por un exhaustivo proceso de preparación. Sin embargo, en la actualidad, los negocios suelen producirse cuando nadie lo espera. En un entorno tan sólido e intenso, no sorprende que la mayoría de los negociadores confíen en el trabajo en salas de datos virtuales. Por lo general, las salas de datos virtuales se pueden abrir en 30 minutos y, la mayoría de ellas, ofrecen acceso multilingüe, una interfaz de usuario móvil y muchas otras opciones convenientes.
CUMPLIMIENTO LEGAL
El uso de salas de datos virtuales facilita el proceso de cumplimiento de ciertos requisitos legales, como la ley Sarbanes-Oxley. Si bien la mayor preocupación suele relacionarse con la obligación de proporcionar toda la documentación que exige la ley, el proveedor de VDR por lo general cuenta con modelos de índices de diligencia debida conformes a la legislación que ayudan al vendedor durante la fase de preparación de la documentación de negociaciones de F&A. Una vez que los documentos están preparados y cargados en la VDR, quedan a disposición de todos los compradores potenciales y el sistema realiza el seguimiento de cada acción realizada con el documento. Cuando concluye el negocio, tanto el lado comprador como el vendedor pueden obtener un archivo de los documentos en un DVD o en una unidad Flash, acompañado de informes de la pista de auditoría de las actividades detalladas. Estos informes pueden utilizarse como prueba en caso de conflicto judicial.
CARGA DE DOCUMENTOS DE DILIGENCIA DEBIDA
- La funcionalidad de hacer clic con el botón derecho y las conocidas funciones de arrastrar y colocar permiten agregar, eliminar y mover rápidamente carpetas y archivos al índice de diligencia debida.
- Arrastre y coloque múltiples archivos y carpetas completas para cargarlos rápida y fácilmente a la VDR.
- El proceso de carga acelerado con iDeals Sync permite la sincronización directa de los archivos en las unidades locales y de red con el almacenamiento en la nube.
- Los archivos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint se convierten automáticamente al formato PDF seguro durante el proceso de carga. Esto ayuda a eliminar inconvenientes en la preparación de los documentos.
ORGANIZACIÓN DEL ÍNDICE DE LA SALA DE DATOS
Cuando finaliza la carga de toda la información necesaria, los documentos de la negociación deben estar bien organizados y con el nombre correcto para que los compradores los encuentren fácilmente.
- Las estructuras de carpetas y los archivos se pueden organizar fácilmente antes de permitir el acceso de los compradores interesados.
- La numeración automática de índices elimina la necesidad de reorganizar o cambiar el nombre de archivos y carpetas de manera manual. Cuando los archivos se reorganizan, el índice se vuelve a crear automáticamente para reflejar los documentos agregados o eliminados.
- Otra función que ahorra tiempo es la de cambiar fácilmente el nombre de archivos y carpetas haciendo clic con el botón derecho y seleccionando “cambiar nombre”.
- Agregue notas a carpetas y archivos para proporcionar instrucciones adicionales a los compradores potenciales (licitadores).
- Envíe fácilmente notificaciones de cambios a todos los usuarios haciendo clic en cualquier archivo o carpeta que haya modificado.
GESTIÓN DEL ACCESO DE LOS LICITADORES
Durante el transcurso de la negociación, se agregan continuamente usuarios y es posible que el acceso de los mismos también cambie constantemente. Invite participantes y asígneles rápidamente permisos de acceso para que los licitadores puedan completar antes la diligencia debida.
- Active en la VDR equipos completos de licitadores en minutos: importe listas de usuarios desde archivos en formato de Excel o “.csv” directamente en la sala de datos.
- Agregue y elimine participantes de manera fácil y rápida, y aplique derechos de acceso a los documentos utilizando herramientas sencillas similares a un asistente.
- Establezca licitadores con más rapidez: organice a los usuarios en grupos y asigne permisos por lotes sobre la base de carpetas o tipos de archivos.
- Evite posibles fugas y asigne permisos de acceso adecuados a las personas correctas. iDeals Virtual Data Room permite que los administradores controlen quién puede ver, descargar e imprimir la información.
Tome rápidamente decisiones mejor fundamentadas
Un proceso de diligencia debida lento o insuficiente puede ser una fuente de riesgos durante una negociación. Con iDeals Virtual Data Room, los negociadores y ejecutivos corporativos pueden aprovechar la tecnología de vanguardia para anticipar diferentes situaciones al ritmo acelerado de las fusiones y adquisiciones modernas. La plataforma iDeals les permite:
- Reducir significativamente los plazos del proceso de fusión y adquisición: el acceso fácil y rápido a los documentos en cualquier dispositivo es vital para que el proceso de negociación se desarrolle sin complicaciones.
- Eliminar los problemas de distribución de archivos: utilice herramientas de informe para comprobar quién tiene acceso a la información y quién ha estado entrando a la sala de datos más activamente.
- Reducir los riesgos operativos y de comercialización: las pistas de auditoría completas en la sala de datos pueden ser útiles en caso de litigio.
- Responder con rapidez y eficiencia a las solicitudes de los licitadores a través de las preguntas y respuestas optimizadas, supervisar el estado de las preguntas y adjuntar documentos a los mensajes desde la sala de datos.
- Supervisar el proceso de negociación en tiempo real: utilice paneles y herramientas de informe para estar al tanto del progreso del negocio y dar transparencia al flujo de trabajo.
