Características avanzadas de la Sala Virtual de Datos para la gestión ideal.

Características de la sala de datos virtual

Más de 100 funciones diseñadas exclusivamente para la colaboración y el uso compartido seguro de documentos.

Gestión de documentos

CARGA DE ARCHIVOS CON LA FUNCIÓN DE ARRASTRAR Y COLOCAR

Comience una nueva sala de datos virtual completando datos con un solo clic. Arrastre y coloque archivos y carpetas de su equipo en la ventana de carga. Sin necesidad de complementos.

AHORRO DE TIEMPO CON LA CARGA EN MASA

Cargue documentos en la sala de datos al instante. No hay límites en cuanto al tamaño o la cantidad de archivos cargados. La sala de datos termina de cargarse en minutos.

CARGA DE ARCHIVOS EN CUALQUIER FORMATO

Cargue archivos en cualquiera de los más de 25 formatos admitidos. No necesita prepararlos antes de descargarlos. Los archivos se convierten al formato seguro de PDF, que se puede ver en cualquier navegador de Internet, de manera que no se requiere software adicional.

Encuentre los archivos más rápido con las etiquetas

Las etiquetas tienen un doble propósito. Ayudan a clasificar los documentos y pueden utilizarse como elemento de búsqueda. Utilice varias etiquetas para organizar los archivos de forma que se ajusten a las necesidades del proyecto.

INTEGRACIÓN CON EL EXPLORADOR DE WINDOWS

La aplicación de sincronización de iDeals automatiza la carga y la descarga de datos. Sincronice fácilmente el contenido del escritorio, la carpeta compartida, un sitio FTP o el almacenamiento de archivos corporativo con la sala de datos. La aplicación también conecta la sala de datos con los sistemas de gestión del contenido empresarial.

NUMERACIÓN AUTOMÁTICA DE ÍNDICES

Se numeran automáticamente miles de documentos y carpetas al cargarlos o moverlos. No es necesario crear ni actualizar manualmente el índice de la sala de datos.

BÚSQUEDA DE TEXTO COMPLETO

Encuentre rápidamente la información que necesita especificando palabras claves o aplicando múltiples filtros de búsqueda. El sistema de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) busca una palabra o una frase en cualquier documento de la sala de datos.

Características de la sala de datos virtual
GESTIÓN SENCILLA DE ARCHIVOS Y CARPETAS

Cargue, elimine, combine, mueva, vea, descargue, restaure y cambie el nombre de archivos y carpetas con facilidad. Combine el contenido de varios archivos en un único archivo PDF.

Seguridad de los documentos

Características de la sala de datos virtual
Oscurecimiento integrado

Oscurezca con rapidez textos, imágenes o partes del documento para proteger datos sensibles y ahorrar tiempo en el uso de herramientas de terceros.

DESTRUCCIÓN REMOTA

El cifrado de los documentos al abrirlos y descargarlos controla el acceso a los archivos. Los derechos de acceso pueden revocarse incluso después de que el documento se ha descargado.

MARCAS DE AGUA DINÁMICAS

Habilite la inserción automática de marcas de agua en la parte superior de cualquier documento que se vea, imprima o descargue. Personalice las marcas de agua con un nombre de usuario, una dirección IP y la hora y la fecha de acceso al documento.

Cinco programas antivirus supervisan constantemente la integridad de los datos. Los documentos que contienen virus o los archivos dañados no se pueden cargar a la sala de datos.

VISTA DE VALLA SEGURA

Proteja los datos confidenciales de las visitas no deseadas habilitando una modalidad de vista restringida. El usuario solo podrá ver la parte central del documento; el resto quedará oculto tras una pantalla de barras deslizante.

PERMISOS DE ACCESO PORMENORIZADOS A LOS DOCUMENTOS

Especifique políticas de acceso detalladas para cada documento y carpeta de la sala de datos. Existen ocho niveles de permisos para los documentos: vista limitada, vista, descarga de PDF cifrado, impresión, descarga de PDF, descarga de original y carga.

VISOR SEGURO DE HOJAS DE CÁLCULO

El exclusivo visor de hojas de cálculo de iDeals permite ver y analizar documentos de Excel en línea de manera segura. El visor descarga, descifra, adjunta marcas de agua y presenta los documentos en cualquier navegador web, no en formato PDF, sino en el Excel seguro original.

Facilidad de uso

SIN COMPLEMENTOS NI JAVA

Vea los documentos protegidos en su formato nativo sin utilizar complementos. No es necesario instalar software ni realizar ninguna descarga. No se requiere Java.

INICIO DE SESIÓN ÚNICO

Un solo inicio de sesión y contraseña para todos los proyectos: no necesita recordar todas las contraseñas y los nombres de los proyectos.

INTERFAZ PARA USUARIOS MÓVILES

Vea el contenido de la sala de datos con una interfaz simplificada, optimizada para dispositivos móviles.

ACCESO MULTILINGÜE

Acceda a una sala de datos virtual en cualquiera de los 14 idiomas, incluidos inglés, alemán, español, francés, holandés, italiano, polaco, ruso, turco, portugués, chino, japonés, sueco y coreano.

VISOR CON DESPLAZAMIENTO

La funcionalidad de desplazamiento le permite pasar al siguiente documento de una carpeta directamente desde el documento que está mirando. Esto le ahorra mucho tiempo cuando necesita navegar por cientos de documentos.

Características de la sala de datos virtual
APLICACIONES PARA IOS Y ANDROID

Acceda a la sala de datos prácticamente desde cualquier dispositivo y plataforma, incluidos Windows, Apple iOS y Android.

Seguridad de acceso

CONTROL Y VENCIMIENTO DEL ACCESO

Configure políticas detalladas para la seguridad de las contraseñas y la duración de la sesión del usuario. Establezca fechas de vencimiento para el acceso a los archivos.

RESTRICCIÓN DEL ACCESO POR HORARIO E IP

Restrinja el acceso a la sala de datos desde determinadas direcciones IP y durante determinados períodos.

PERMISOS PORMENORIZADOS PARA LOS USUARIOS

Administre los permisos para ver, descargar PDF seguros, imprimir, descargar documentos originales y editar documentos en función del rol del usuario en el proyecto.

Características de la sala de datos virtual
SUPLANTACIÓN DE USUARIO PARA COMPROBAR LA SEGURIDAD

Asegúrese de que los participantes solo puedan acceder a los documentos que necesitan; vea los permisos de acceso a los documentos desde la perspectiva de cualquier usuario.

AUTENTICACIÓN EN DOS FASES

La verificación de la identidad del usuario en dos pasos requiere una contraseña y un código SMS de un solo uso que se envía al teléfono móvil del usuario.

GESTIÓN DE DISPOSITIVOS MÓVILES

Aplique funciones de seguridad y controle la accesibilidad a los documentos protegidos en los dispositivos móviles de los usuarios.

Gestión de usuarios

Características de la sala de datos virtual
INVITACIONES INDIVIDUALES O EN MASA

Invite rápidamente a los usuarios a su sala de datos uno por uno o envíe cientos de invitaciones en masa. Configure el acceso del usuario a la sala de datos, las opciones de seguridad al iniciar sesión, el acceso a la sección de preguntas y respuestas, y la frecuencia con que recibirá notificaciones por la carga de documentos nuevos.

PERMISOS DE USUARIO DETALLADOS

Asigne diversos niveles de acceso a los diferentes usuarios para contar con registros de auditoría de fácil trazabilidad e incrementar la integridad de las salas de datos.

PERMISOS PARA VISUALIZACIÓN DE EXCEL

Elija uno de los tres permisos especiales para ver archivos de Excel. La opción de ver Excel con fórmulas permite a los usuarios ver las fórmulas de los documentos de Excel. La opción de Excel sin fórmulas oculta las fórmulas de la vista de los usuarios. La opción de análisis de datos de Excel permite editar los archivos de Excel a los que se tiene acceso. Los cambios no se aplican a los archivos originales y solo los puede ver el usuario autorizado.

FÁCIL CONFIGURACIÓN DE GRUPOS

Gestione fácilmente cientos de usuarios dividiéndolos en grupos con diferentes niveles de acceso a las funciones de la sala de datos. Para simplificar el proceso de creación de grupos, ofrecemos cuatro roles predefinidos —administrador total, administrador con restricciones, usuario colaborador y usuario individual—, cada uno con una serie de privilegios predeterminados.

NOTIFICACIONES

Envíe correos electrónicos acerca de los documentos cargados y eliminados, y establezca la frecuencia con la que los usuarios reciben esas notificaciones.

Informes

PISTAS DE AUDITORÍA COMPLETAS

Mantenga el cumplimiento interno a través del acceso a pistas de auditoría que registran cada acción que tiene lugar en la sala de datos. Elija una versión de los informes en formato PDF, Excel o para imprimir, y utilícela en reuniones y presentaciones.

SEGUIMIENTO DE LA ACTIVIDAD DE LOS USUARIOS

Investigue cada acción de un usuario, incluso las búsquedas que ha realizado. Realice el seguimiento de vistas, impresiones y descargas de los documentos. Se realiza el seguimiento de cada detalle. Hasta es posible ver cuánto tiempo ha permanecido el usuario en cada página del documento, con precisión de segundos.

INFORMES CODIFICADOS POR COLOR

Sepa de un vistazo qué sucede con el contenido de su sala de datos. Los coloridos informes con “mapa térmico” muestran cuáles son los grupos más activos y qué secciones de la sala de datos despiertan mayor interés. Esto le da una ventaja a la hora de tomar decisiones.

INFORMES SINÓPTICOS DE LOS GRUPOS

Vea una instantánea de la actividad de los grupos en la sala de datos: compruebe la cantidad de usuarios invitados, cuántos han iniciado sesión, la cantidad de documentos permitidos y visitados, o la cantidad de preguntas publicadas.

Características de la sala de datos virtual

Preguntas y respuestas

Características de la sala de datos virtual
PROCESO DE RESPUESTA MEJORADO

Durante el proceso de respuesta, los usuarios pueden enviar comentarios basados en las respuestas, añadir referencias rápidas a los archivos de la sala de datos y adjuntar documentos, lo que mejora la calidad y la precisión de las respuestas. Los usuarios asignados para responder a las preguntas pueden comunicarse en privado y la discusión se segrega solo para los miembros pertinentes que colaboran en su parte de respuesta.

ASIGNACIÓN AUTOMÁTICA DE PREGUNTAS A EXPERTOS

Según la categoría en la que se base la pregunta, las respuestas se asignan directamente a expertos sin que se tengan que dirigir manualmente. Los coordinadores de respuestas pueden reasignarlas fácilmente a los expertos y modificar el flujo de trabajo cuando sea necesario. Cuando los expertos reciben las preguntas, no se divulga la información de identificación personal de los remitentes de las preguntas y las respuestas se envían de inmediato a los coordinadores de respuestas.

CENTRALIZACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Centralice toda las comunicaciones dentro de la sala de datos virtual. El módulo ofrece la misma seguridad y fiabilidad que con VDR. Aunque puede hacer un seguimiento de todo y acceder a informes detallados que garanticen el cumplimiento de la normativa, los datos confidenciales de las empresas y las personas que colaboran nunca se divulgan, a menos que lo necesite.

IMPORTACIÓN DE PREGUNTAS Y ACCIONES EN BLOQUE

Importe y exporte múltiples preguntas en bloque desde Excel hacia y desde la sala de datos virtual. De esta manera podrá ahorrar tiempo y reducir la posibilidad de que se cometan errores. Las operaciones en bloque permiten que se pueda actualizar rápidamente la categoría, la prioridad y el estado de las preguntas.

FLUJO DE TRABAJO FLEXIBLE

Personalice y automatice el flujo de las comunicaciones según los requisitos del acuerdo o proyecto. Mientras hace un seguimiento de todas las acciones y mensajes, las preguntas y respuestas se dirigen automáticamente a los usuarios adecuados. El flujo de trabajo se alinea con los diferentes roles disponibles: redactor de preguntas, remitente de preguntas, coordinador de respuestas, experto y autorizador de respuestas.

INTERFAZ INTUITIVA

El diseño intuitivo hace que sean más rápidos la configuración de módulos, la formación de nuevos usuarios y el flujo de trabajo de las comunicaciones. El diseño está pensado para mejorar la organización, garantizar el seguimiento en tiempo real y facilitar el acceso a múltiples usuarios.

Velocidad y disponibilidad

Características de la sala de datos virtual
MÁS VELOCIDAD

Los múltiples centros de datos separados geográficamente incrementan la velocidad de la transferencia de datos a 200 Mbps, cifra líder del sector. La proximidad de los centros de datos optimiza hasta 10 veces la carga y descarga de archivos.

TIEMPO DE ACTIVIDAD DEL 99,95 %, CIFRA LÍDER DEL SECTOR

El diseño con redundancia de componentes de la infraestructura permite un entorno seguro y sumamente resistente que garantiza un tiempo de actividad del 99,95 %.

SIN PERIODOS DE MANTENIMIENTO

Miles de empresas en todo el mundo dependen de las salas de datos virtuales de iDeals para acceder a documentos de uso crítico. Por eso, el servicio de las salas de datos está diseñado para que nunca haya que desconectarlas para su mantenimiento.

Personalización
Características de la sala de datos virtual
APARIENCIA PERSONALIZADA

Agregue la marca de su compañía para crear un área de trabajo de colaboración que resulte familiar. Cargue su logotipo, ajuste los colores del tema y personalice el correo electrónico de invitación.

MARCAS DE AGUA PERSONALIZADAS

Puede configurar si las marcas de agua se presentarán al ver, al descargar o al imprimir los documentos. También puede personalizar las marcas de agua eligiendo patrones y colores.

APLICAR CONFIGURACIÓN DE IDIOMA

Habilite la traducción automática del índice de la sala de datos a 90 idiomas.

DEFINICIÓN DE LOS TÉRMINOS DE ACCESO

Especifique sus propios términos y condiciones de uso y acuerdo de confidencialidad (NDA). Defina si los usuarios deben aceptar los términos de uso solo la primera vez que inician sesión o cada vez que lo hacen.

ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA PERSONALIZADOS

Presente encabezados y pies de página personalizados en los documentos que se puedan imprimir o descargar en formato PDF. Personalice el contenido del encabezado y el pie de página, el tamaño de la fuente y los colores.

Cumplimiento de normas de seguridad

Características de la sala de datos virtual Características de la sala de datos virtual
CERTIFICACIÓN ISO27001

La norma 27001:2013 de la Organización Internacional de Normalización (ISO) es la norma de seguridad que se utiliza como referencia para la protección de datos confidenciales en todo el mundo. Nuestro proceso de certificación incluyó políticas de seguridad organizacional, seguridad del personal, seguridad física y ambiental, seguridad de sistemas y redes, y gestión de la continuidad empresarial.

CONFORMIDAD CON SOC2

Los informes SOC2 garantizan la presencia de sistemas de control adecuados para proteger los datos y la información. La certificación SOC2 confirma que iDeals ha implementado los mejores procedimientos internos para verificar la seguridad, la disponibilidad y la privacidad.

SEGURIDAD DE CENTROS DE DATOS

iDeals cuenta con múltiples centros de datos que utilizan seguridad física, sistemas de control de acceso con autenticación biométrica y varias capas de vigilancia.

PROCEDIMIENTOS RECOMENDADOS DE I+D

Nuestro equipo interno de I+D mantiene la tecnología un paso por delante de los últimos puntos de referencia del sector. Nuestros esfuerzos por innovar en el negocio de las comunicaciones financieras son inigualables. Actualizamos periódicamente los métodos y procesos de desarrollo de software para cumplir con los procedimientos internacionales más recientes, como el Ciclo de vida de desarrollo de seguridad (SDL) de Microsoft y OWASP. La seguridad de las aplicaciones se somete a pruebas periódicas a cargo de expertos independientes para mantener altos niveles de confiabilidad.