Comunicaciones de la junta directiva
Más del 80% de las corporaciones del “Fortune 500” confían en iDeals para almacenar y distribuir, de manera segura, los documentos de su junta directiva
Los desafíos de una junta directiva moderna
El ambiente corporativo ha evolucionado y las juntas directivas –o boards, como se conocen en inglés, se enfrentan a desafíos de comunicación y colaboración sin precedentes. El Board Portal de iDeals está diseñado para ayudar a ejecutivos a navegar las demandas y complejidades de sus actividades diarias.
- Las empresas necesitan compartir documentos relacionados a actividades clave de manera rápida y segura.
- Los requisitos del ambiente corporativo cada vez son más complejos.
- El email y las tecnologías de envío de documentos personales no cumplen con los requisitos necesarios de seguridad corporativa.
- El riesgo ocasionado por las brechas de seguridad representa un problema muy serio para el cumplimiento corporativo.
- Recolectar, imprimir y repartir informes físicos en reuniones de la junta directiva toma mucho tiempo.
Board Portal para la gestión y conducción de reuniones de la junta y comité directivo
Con el constante crecimiento de las responsabilidades de la junta directiva y la presión creciente para generar valor, lo que anteriormente era una herramienta de comunicación en una sola dirección, se ha convertido en un instrumento de múltiples sentidos. Para adaptarse a las necesidades actuales, el software Board Portal de iDeals permite a los usuarios:
- Comunicarse a través de la sección de preguntas
- Distribuir material de la junta para próximas reuniones
- Ofrecer actualizaciones de actividades de los miembros para reuniones más eficientes
- Agilizar procesos en la reunión usando funciones avanzadas.
- Mejorar el gobierno corporativo al gestionar de manera más eficiente el ciclo de vida de la reunión
- Reducir el tiempo utilizado en trabajo administrativo y así permitir que los asistentes se enfoquen en las necesidades de cada miembro
- Crear tareas y hacer un seguimiento del rendimiento usando herramientas de gestión
Centralice y comparta documentos de manera segura
iDeals Board Portal cuenta con la tecnología de iDeals Virtual Data Room, la galardonada plataforma en la nube que facilita la comunicación digital, que ofrece un espacio fácil de usar y de alta seguridad para el almacenamiento de documentos. Entre los documentos confidenciales que las compañías pueden guardar se encuentran:
- Presentaciones para inversionistas
- Informes de gestión de riesgos
- Planes de operación y crecimiento
- Políticas de remuneración y esquemas de incentivos
- Resultados de auditorías externas
- Agendas y resoluciones, incluyendo las siguientes: ver más hide
- Rendimiento corporativo
- Estrategia, presupuestos, capex, y R&D
- A largo plazo contra consideraciones a corto plazo
- Adquisiciones, desposeimientos y otros ajustes de la carpeta comerciales
- Compensaciones a los ejecutivos
- Gestión del riesgo, incluso financiero, seguridad y otros riesgos
- Conformidad reguladora y legal
- Relaciones del accionista
- Relaciones del gobierno y políticas, incluso relaciones con asociaciones de comercio
- Empleado y relaciones de la comunidad
- Reclutamiento del director
- Junta de accionistas anual
- Preparaciones del manejo de crisis
- La oferta pública de acciones y el poder luchan contra preparaciones
- Junta y estructura del comité y políticas, evaluaciones, pautas del gobierno, estatutos del comité
Comience hoy mismo con iDeals Virtual Data Room
Acceda a los materiales de la junta y de las reuniones desde cualquier lugar
Con el Board Portal software de iDeals las reuniones digitales se vuelven más eficientes y los miembros obtienen fácil acceso a informes digitales, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto es especialmente útil si uno o más directores se encuentran en el extranjero. Para hacer esto posible, iDeals ofrece a usuarios herramientas como:
- Una interfaz móvil de usuario para visualizar los documentos en el Board Portal desde cualquier lugar y en cualquier momento.
- Búsqueda por texto para acceder rápidamente a información y documentos.
- Notificaciones para saber cuándo se han subido nuevos documentos.
- Un robusto sistema de preguntas para discutir información corporativa confidencial y mejorar la participación de la junta.
- Un registro que cumple con la Ley SOX para reducir el riesgo de violaciones de seguridad de datos.
- Seguimiento de actividad de usuarios para controlar la visualización, impresión y descarga de documentos.
Una gestión de comunicación más eficiente
La producción de los paquetes para las reuniones presenciales de una junta directiva suele tomar días o semanas, para luego tener que enviarse a los miembros por correo. Con la tecnología de Board Portal puede reducir este proceso a tan solo horas y resolver problemas bajo la marcha
- Todos los cambios se implementan de manera rápida y sencilla: las últimas versiones del documento se suben a la plataforma central y se sincronizan automáticamente con los dispositivos de todos los miembros.
- Todos los participantes trabajan desde el mismo punto de partida, independientemente de su ubicación.
- Más de ocho niveles de permisos granulares de documentos permiten a los administradores otorgar o restringir el acceso para garantizar mayor seguridad.
- Una aplicación dedicada para iOS, Windows y Android. El acceso permite a usuarios a utilizar el board portal software desde cualquier dispositivo.
Seguridad de documentos e infraestructura del más alto nivel
La seguridad de su documentación corporativa es crucial. Sin la tecnología apropiada, la distribución de materiales de la junta crea las condiciones ideales para la pérdida de documentos, ya sea por email o por correo. Con un software de gestión de reuniones corporativas estos riesgos desaparecen.
- La seguridad del centro de datos está garantizada gracias a una estricta política de acceso y vigilancia.
- Todos nuestros centros de datos cumplen con la normativa SOC2 y cuentan con certificación ISO 27001.
- La redundancia Tier 3 (2N) para todos los componentes de los sistemas esenciales garantiza un tiempo de actividad del 99,95%, cifra líder en el sector.
- Los datos están cifrados usando el protocolo SSL/TLS de 256-bit y cifrado RSA de 2048-bit.
- La autenticación de dos factores requiere una contraseña y un código enviado por mensaje de texto.
- Las marcas de agua dinámicas y la vista de valla evitan la distribución no autorizada de documentos.
- El borrado remoto permite revocar el permiso de acceso a documentos en todos los dispositivos.
- Los registros documentan cada acción en el Board Portal software para asegurar el cumplimiento con regulaciones de la industria y para tener un registro legal.
Las empresas más exitosas utilizan online board portals
Muchas empresas utilizan board management software como una herramienta indispensable para el envío y almacenamiento de documentos. Según la encuesta del Audit Committee Institute de KPMG, las compañías líderes a nivel global están adoptando rápidamente boardroom software.
- La mitad de los máximos responsables y directores dicen que sus compañías usan actualmente software para reuniones de la junta directiva y otro 20% espera encontrar un proveedor de board portal en los siguientes 6-12 meses.
- El 18% de los encuestados ofrece a los miembros de su junta directiva un dispositivo móvil con acceso al Board Portal y otro 20% planea hacerlo para el año siguiente.
- El 55% de los directores está de acuerdo con que el software correcto ha mejorado drásticamente la eficiencia de la junta.
- El 70% dijo que el software se actualiza en tiempo real con los minutos de la reunión, información de la compañía y más detalles relevantes.
