Cómo funciona iDeals Virtual Data Room
El 95 % de los bancos internacionales más importantes han utilizado iDeals para el intercambio seguro de documentos y la colaboración empresarial.
Si está realizando un negocio de F&A o gestionando
un
proceso de diligencia debida, necesitará los servicios de una sala de datos virtual para la
carga,
el acceso y el uso compartido de documentos confidenciales. En iDeals hemos creado una solución
de
salas de datos sumamente segura para garantizar que este proceso fluya sin problemas de
principio a
fin.
Personalice
Otórguele una apariencia profesional a su sala de datos virtual personalizándola con su marca.
- Cargue su logotipo y elija una combinación de colores que coincida con su estilo corporativo.
- Personalice la carta de invitación para presentar el resumen de su proyecto a usuarios autorizados.
- Personalice las marcas de agua de los documentos de acuerdo con sus requisitos de seguridad.
- Agregue sus propios términos de uso y otras políticas para que los usuarios den su conformidad antes de ingresar a la sala de datos.
Carga
Cree una estructura de carpetas y cargue sus datos en cualquier formato. Las funciones de procesamiento y la carga inteligente de iDeals convierten los archivos automáticamente a un formato seguro.
- Para cargar varios documentos a la vez, utilice la práctica función de arrastrar y colocar. No hay límites en cuanto al tamaño o la cantidad de archivos que se pueden cargar.
- Al finalizar la carga, todos los documentos en más de 25 formatos comunes se convertirán al formato seguro de Adobe PDF y estarán disponibles para que los usuarios los vean de manera segura.
- Cargue y descargue múltiples archivos y carpetas, y sincronice las carpetas locales con las de la sala de datos utilizando la aplicación iDeals VDR Desktop.
- Mantenga la información estructurada y permita que los usuarios vean las actualizaciones al instante habilitando la función de numeración automática de índices.
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Invitar
Establezca permisos para los usuarios que accederán al proyecto en la sala de datos virtual segura para colaborar en su contenido.
- Establezca usuarios colaboradores con permisos ampliados: tendrán acceso a los documentos, las notas del grupo, las preguntas y respuestas que intercambian los usuarios, y los informes de la actividad de otros usuarios.
- Establezca usuarios individuales con permisos más acotados: estos usuarios podrán acceder a los documentos, las notas personales y los informes de actividad, y también comunicarse con los coordinadores de preguntas y respuestas.
- Aplique uno de los ocho niveles de permisos a cada usuario o grupo de usuarios.
- Invite a los usuarios uno por uno o utilice la función de carga en masa para invitar a cientos de usuarios en pocos segundos.
- Vea al instante quién ha iniciado sesión en la sala de datos y cuán activa es la participación de los usuarios en el proyecto.
Colaborar
Utilice el poder de las preguntas y respuestas para mejorar la colaboración y hacer que el proyecto se desarrolle sin complicaciones. Las preguntas y respuestas funcionan como un correo electrónico seguro dentro de la sala de datos. Ayudan a comunicarse con los usuarios y a responder diversas consultas.
- Colabore y comuníquese en un área segura sin necesidad de utilizar el correo electrónico.
- Establezca prioridades en función de la urgencia: alta, media o baja.
- Asigne un estado a las preguntas: aguardando respuesta, en progreso, reenviada a un experto, respondida o cerrada.
- Utilice los adjuntos a las preguntas y respuestas para intercambiar archivos de manera segura en la sala de datos virtual. Ya no necesitará utilizar servicios de uso compartido de archivos ni sitios FTP.
- Ahorre tiempo habilitando una sección de P+F para proporcionar respuestas a las preguntas más habituales.
- Supervise las preguntas y respuestas recibiendo notificaciones instantáneas cuando se envían nuevas preguntas.
Control
Asegúrese de que sus datos confidenciales estén en buenas manos. Nos ocupamos de todas las tareas extra, para que usted pueda concentrarse en su negociación.
- Deshabilite la impresión y la descarga de cualquier carpeta o documento.
- Proteja sus documentos contra la captura de pantalla habilitando la función de vista limitada, Vista de valla.
- Revoque el acceso a la información incluso después de que el documento se ha descargado.
- Restrinja el acceso de usuarios y grupos de usuarios a determinadas secciones de la sala de datos.
- Mantenga informados a los usuarios del servicio de VDR con notificaciones de los nuevos documentos cargados, las nuevas preguntas o respuestas, y modifique o deshabilite estas notificaciones.
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Seguimiento
Tome decisiones más rápidas y mejor fundamentadas basándose en datos en tiempo real. Reciba respuestas a todas sus preguntas sobre la actividad de los usuarios. Utilice los datos de estos informes en diferentes etapas del proyecto.
- Una vez que abra su sala de datos electrónicos, podrá ver qué usuarios han iniciado sesión y cuál es su nivel de actividad de visualización de documentos. Este puede ser un indicador del interés de los licitadores.
- Los informes inteligentes en colores indican la frecuencia con que los usuarios acceden a las diferentes carpetas en la sala de datos.
- En los informes de preguntas y respuestas, vea cuántas preguntas quedan pendientes y cuánto, en promedio, deben esperar los usuarios para recibir respuestas.
- Al prepararse para negociar contratos, compruebe qué documentos se visualizaron. Esto puede ayudar a evitar problemas imprevistos en el proceso de negociación.
- Genere y descargue informes detallados de la actividad de los usuarios, y vea todas las acciones de los usuarios, incluido el tiempo exacto que dedicaron a ver un documento en particular.
- Descargue intercambios de preguntas y respuestas completos, y consérvelos con fines educativos y de cumplimiento.
Seguridad por defecto
En iDeals, la seguridad de los datos de nuestros clientes es primordial. Por eso tomamos medidas de seguridad de vanguardia para garantizar que los datos estén protegidos y permanezcan así.
- iDeals cuenta con múltiples centros de datos que utilizan seguridad física, estrictas políticas de acceso, sistemas de control de acceso con autenticación biométrica, protección activa las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y varias capas de vigilancia.
- Los centros de datos cumplen con las normas SOC2 y cuentan con certificación ISO 27001:2013.
- La redundancia de nivel 3 (2N) para todos los componentes de los sistemas esenciales garantiza un tiempo de actividad del 99,95 %.
- Los sistemas auxiliares de alimentación ininterrumpida y los protocolos de prevención de incendios/inundaciones mantienen los datos a salvo en caso de desastre natural.
- La copia de seguridad de los archivos en tiempo real mediante túneles VPN cifrados preserva la integridad de los datos.
- El sistema de protección antivirus combina el software antivirus de cinco proveedores líderes para garantizar que los archivos cargados en la plataforma de la sala de datos no contengan ningún virus.
