Virtual Data Room para procesos M&A
El virtual data room de iDeals es una plataforma diseñada para aumentar la seguridad y la eficacia de un proceso de diligencia debida y de integración posterior a una fusión.
¿Por qué las virtual data rooms son necesarias en M&A transactions?
Las transacciones financieras exitosas requieren de estrategias de alto nivel, un proceso exhaustivo de due diligence y planes de integración bien desarrollados.
En fusiones y adquisiciones, tanto la parte compradora como la vendedora requieren de fácil acceso a la sección documents, con archivos confidenciales, para completar el proceso de due diligence y llegar a los objetivos de cierre. La mejor solución para conseguirlo y asegurar una gestión adecuada de la transacción, es con una virtual data room (VDR).
Así es cómo una virtual data room asiste en cada etapa de un due diligence process.
Fase de exploración y pre-marketing
Para facilitar los procesos de due diligence, antes de planificar una M&A, el vendedor prepara la virtual data room y sube documentación confidencial de pre-marketing para que todos los potenciales invercionistas puedan acceder a ella rápidamente.
Fase de due diligence
La virtual data room genera una fácil distribución a los usuarios de la información histórica, documentación de cumplimiento de normativas, estados financieros y demás documentación confidencial.. Durante este proceso, los potenciales compradores hacen preguntas y pueden solicitar documentación adicional. Una vez que el due diligence se ha completado, se cierra la transacción y se archiva el contenido de la virtual data room.
Fase de integración post-fusión
La virtual data room ayuda a compañías fusionadas a integrar sus departamentos financieros, legales, de IT y otros. A medida que el nuevo business continúa su crecimiento, la virtual data room sirve como un repositorio de documentos corporativos y asiste en la comunicación ejecutiva. Almacenar información corporativa en una virtual data room, en lugar de en una tradicional data room física, resulta en una colaboración más ágil y eficiente.
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Ventajas de una virtual data room
Menor tiempo y gastos en un M&A deal
Actualmente, las virtual data rooms son el estándar de la industria para el envío seguro de documentos. En comparación con una data room física, una M&A virtual data room ahorra tiempo y dinero, facilita el acceso a documentos y reduce el gasto en gestión de permisos. Más importante aún, las virtual data rooms permiten conducir varias transacciones al mismo tiempo y en un periodo más corto, algo muy difícil de conseguir con data rooms físicas. Independientemente del tipo de transacción que esté preparando –oferta pública de venta, M&A, ronda de inversiones–, las data rooms están diseñadas para asegurar que la realice de manera rápida y sencilla.
Ambiente de transacción seguro y controlado
Si bien muchas veces se llaman erróneamente “virtual data rooms”, las plataformas típicas de file sharing no están preparadas para transacciones corporativas. El punto principal es que solo las virtual data rooms ofrecen medidas de seguridad avanzadas y la posibilidad de tener control absoluto del espacio de trabajo.
- A diferencia de aplicaciones FTP o de sincronización de archivos, los altos estándares de seguridad implementados en virtual data rooms para M&A, permiten transferir archivos entre las diversas partes interesadas, de manera segura.
- Las virtual data rooms para fusiones y adquisiciones permiten restringir el acceso a funciones como impresiones, descargas de archivos, o incluso las permisiones para visualizar ciertos documentos antes de la segunda ronda de due diligence.
Facilidad de configuración y uso
Una preparación exhaustiva suele ser el primer paso antes de un due diligence process. Aún así, en el mundo moderno, los M&A deals pueden empezar cuando menos se los espera. En un ambiente tan intenso, no debería sorprender que la mayor parte de operadores confíen en las mejores data rooms para M&A. En la mayoría de los casos, se puede abrir una virtual data room en cuestión de minutos. La mayoría de VDR cuenta con acceso en varios idiomas, interfaz móvil y muchas otras opciones convenientes que no ofrecen las data rooms tradicionales.
Cumplimiento con normativas
El uso de una M&A data room facilita el cumplimiento con requisitos legales internacionales como la Ley Sarbanes-Oxley.
Dado que la obligación de ofrecer todos los documentos requeridos por la ley suele ser una prioridad, la mayoría de los proveedores de M&A virtual data rooms cuentan con plantillas de due diligence que cumplen con normativas para ayudar al vendedor en la fase de preparación de documentos de un M&A process.
Una vez que los documentos son preparados y subidos a una VDR, se vuelven accesibles para todos los compradores potenciales y el sistema registra cada acción tomada con todos los documentos.
Una vez la transacción ha terminado, tanto la parte compradora como la vendedora obtienen el archivo de los documentos acompañados de informes de auditoría de sus actividades en un DVD o memoria flash. Estos pueden ser usados como evidencia en caso de disputa legal.
Configure una M&A virtual data room
Suba due diligence documents
- La clásica función del clic derecho o los recuadros para arrastrar y soltar documentos le ayudarán a añadir, borrar y mover ficheros y archivos al índice de due diligence.
- Puede subir fácilmente varios archivos y carpetas enteras a la data room M&A con tan solo arrastrarlas al recuadro de subida.
- El proceso acelerado de upload de iDeals Sync permite la sincronización directa entre archivos en discos duros locales/red y el document storage en la nube.
- Los archivos de Microsoft Word, Excel y PowerPoint se convierten automáticamente en formato PDF durante el proceso de upload. Esto ayuda a eliminar problemas con la preparación de documentos.
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Organice el data room index
Una vez haya subido toda la información necesaria, los documentos deben estar bien organizados y nombrados para que los compradores potenciales puedan identificarlos fácilmente.
- Las carpetas y archivos se pueden organizar fácilmente antes de que sean accesibles y visibles para los compradores potenciales.
- La enumeración automática elimina la necesidad de reorganizar o renombrar archivos y carpetas manualmente. Cuando se reorganizan los archivos, el índice del documento añadido o eliminado se vuelve a construir automáticamente.
- Otra función que ahorra mucho tiempo es hacer clic derecho en el archivo o carpeta y seleccionar “renombrar”.
- Añada notas a las carpetas y archivos para ofrecer instrucciones adicionales a sus compradores potenciales (bidders) y otras partes interesadas.
- Notifique los cambios fácilmente a todos los usuarios haciendo clic derecho en todos los archivos o carpetas que ha modificado.
- Las etiquetas le permiten categorizar documentos para una búsqueda más rápida. Use múltiples etiquetas para organizar archivos de la manera que su proyecto necesita.
Gestione el acceso de inversores
A lo largo de la transacción, es posible añadir usuarios continuamente. Además, los administradores de la virtual data room pueden gestionar fácilmente sus permisos. Invite a participantes y asígneles permisos de acceso rápidamente para que puedan empezar y terminar su M&A due diligence más pronto.
- Conceda el acceso a su VDR a grupos enteros en cuestión de minutos: importe una lista de usuarios de excel o archivos “.csv” directamente a la data room.
- Añada y retire participantes de manera fácil y rápida y modifique los permisos de acceso a documentos usando una M&A tool inteligente.
- Organice sus inversiones de manera rápida: separe a usuarios en grupos y asígneles permisos en base a tipos de carpetas y archivos.
- Evite posibles filtraciones y asigne permisos adecuados a las personas correctas. La virtual data room de iDeals ofrece a los administradores la posibilidad de restringir el acceso a ciertos miembros de la online data room y controlar quién puede ver, descargar o imprimir información.
Tome decisiones informadas con mayor rapidez
Los procesos de due diligence insuficientes o con retraso son un riesgo real y común cuando se lleva a cabo una transacción. Con la virtual data room de iDeals, los participantes y ejecutivos pueden usar tecnología avanzada para anticipar diferentes escenarios en el ritmo acelerado de los M&A deals modernos. La plataforma de iDeals permite:
- Acelerar el M&A con acceso rápido a documentos desde cualquier dispositivo, incluso en terminales móviles.
- Eliminar los problemas con la distribución de archivos y la pérdida de documentos. Los usuarios tienen acceso completo a herramientas de informes y pueden verificar quién ha tenido más actividad en la M&A data room.
- Reducir los riesgos legales. Un registro de actividad completo de una virtual data room puede asistirle en caso de posibles litigios.
- Responder de manera rápida y eficiente a solicitudes de sus compradores. Con un sistema avanzado de preguntas, cientos de usuarios pueden monitorizar el estado de una pregunta, automatizar la comunicación y añadir archivos adjuntos de la virtual data room a sus mensajes.
- Hacer un seguimiento de la M&A transaction en tiempo real. Use los paneles y las herramientas de informes para recibir seguimiento actualizado y transparencia del flujo de trabajo.
