Online Data Room Due Diligence

Por lo general, puede invitar a usuarios enviándoles un email con una invitación. Para ahorrar tiempo y asegurar que los usuarios tengan acceso al proyecto, la virtual data room de iDeals le permite invitar a usuarios en bloque y el sistema le alertará automáticamente si la invitación no ha sido entregada.

La mayoría de departamentos de TI prohíben a sus empleados instalar software adicional en los computadores de la compañía por motivos de seguridad y con el fin de mejorar la protección. Las due diligence data rooms más avanzadas, como iDeals, no requieren de ningún software adicional y son soluciones fáciles de implementar. Sin embargo, otras versiones siguen requiriendo plugins. Vale la pena revisar, de antemano, las políticas de su compañía y las ofertas de proveedores.

Puede configurar permisos granulares de acceso a documentos, definiendo diferentes niveles de acceso para varios grupos de usuarios. La virtual data room de iDeals cuenta con ocho niveles de permiso diferentes y es muy fácil autorizar y controlar los permisos de acceso. En cuanto al acceso a documentos, puede definir una vista restringida o manipular los informes de Excel para que muestren o no las fórmulas. Para otros documentos, los usuarios pueden subir, descargar el original, descargar un PDF, imprimir, descargar documentos encriptados, ver, ver con la ‘vista de valla’ y restringir permisos.

Las virtual data rooms de iDeals cuentan con un registro completo de auditoría con el cual podrá revisar el número de documentos que los usuarios han visionado. Usando un ‘mapa de calor’, se asigna a cada documento un color específico que indica el porcentaje relevante y el número de páginas que un usuario en particular ha revisado. Esto le ayudará a comprender en qué etapa se encuentra su proceso de due diligence y las áreas de interés de sus socios potenciales.

Dependiendo de la industria y de la operación, es posible que los documentos requeridos tengan que ser subidos a la virtual data room en un formato específico para cumplir con el reglamento pertinente. El objetivo más importante de un proceso de due diligence es el intercambio de información confidencial de la manera más segura y rápida. Por ello mismo, contar con una lista de requisitos, una estructura de carpeta predefinida y plantillas indexadas puede ayudar a ahorrar tiempo y mantener su espacio de trabajo organizado. Las soluciones de iDeals han asistido a miles de operaciones y proyectos y ofrecen índices profesionales de virtual data room due diligence para diferentes industrias.

Personalizar una data room con el logo y los colores de marca de su compañía le da una imagen profesional y única. Esto no es posible con una data room física y tampoco lo es con la mayoría de virtual data rooms disponibles en el mercado. La virtual data room de iDeals le permite introducir su logo y esquemas de color, convirtiéndola en una extensión de la interfaz de su compañía sin ningún cargo adicional.

La mayoría de proveedores ofrecen soporte las 24 horas del día, los 7 días a la semana, pero no definen sus estándares de rendimiento en el acuerdo de servicio. El equipo de soporte de iDeals garantiza una respuesta inmediata por teléfono o por chat y una respuesta por email en 15 minutos. Nuestra calidad de soporte es excepcional y ha sido reconocida por nuestras reseñas de clientes en G2 y Capterra. Más del 94% de nuestras solicitudes por email son respondidas en 5 minutos. Nuestro equipo de soporte 24/7 está siempre dispuesto a asistir a nuestros clientes en inglés, alemán, español, portugués, ruso, turco, chino y japonés.

El cifrado de documentos es el estándar de la industria. Además del cifrado multinivel, la virtual data room de iDeals cuenta con funciones de seguridad adicionales. Por ejemplo, la ‘vista de valla’ evita que los documentos sean fotografiados y, junto con marcas de agua dinámicas, ofrece la protección más fiable ante el copiado no autorizado.

Cuando se trata de un due diligence, la seguridad es uno de los aspectos más importantes. Por ello mismo, es muy recomendable revisar si el proveedor de la data room cumple con los estándares de seguridad más comunes. Por ejemplo, la VDR de iDeals cumple con los estándares de industria más rigurosos como ISO 27001:2013, SOC II y Safe Harbor.

Puede solicitar gratuitamente, un archivo en memoria flash o DVD con todos los registros necesarios, como los documentos subidos y borrados en versiones anteriores y los registros de actividad.